Gerenciar patrocinadores de eventos é muito mais do que assinar contratos e colocar logos em banners. É sobre construir relacionamentos de longo prazo, entregar o que foi prometido e demonstrar o retorno do investimento de forma clara.
Neste artigo, vamos explorar as melhores práticas para profissionalizar sua gestão de patrocínios — do primeiro contato ao relatório de pós-evento.
1. Organize sua base de patrocinadores
O primeiro passo é ter uma base de dados organizada. Muitas equipes ainda gerenciam patrocinadores em planilhas, o que rapidamente se torna um caos quando você está lidando com dezenas de empresas ao mesmo tempo.
O que você deve registrar para cada patrocinador:
- Nome da empresa e contatos principais
- Histórico de patrocínios anteriores
- Cota contratada e benefícios acordados
- Status da entrega de cada benefício
- Notas de reuniões e conversas
Com um sistema centralizado, você evita o "jogo de telefone" interno e garante que toda a equipe está alinhada.
2. Defina cotas claras com benefícios específicos
Uma das maiores fontes de conflito com patrocinadores é a falta de clareza sobre o que cada cota inclui. Antes de fechar qualquer contrato:
- Liste todos os benefícios possíveis do seu evento (exposição de marca, área exclusiva, palestras, etc.)
- Agrupe em cotas com nomenclatura clara (ex: Ouro, Prata, Bronze ou valores em reais)
- Documente cada benefício com métricas específicas — não "exposição nas redes sociais", mas "3 posts no Instagram com mínimo de X seguidores"
Isso elimina ambiguidades e facilita tanto a venda quanto a prestação de contas.
3. Use um pipeline de vendas
Tratar a captação de patrocínios como um processo de vendas estruturado faz toda a diferença. Crie um funil com etapas claras:
- Prospecção — empresas identificadas como potenciais patrocinadoras
- Contato inicial — primeiro e-mail ou ligação feito
- Proposta enviada — material de patrocínio enviado
- Negociação — conversas ativas sobre valores e benefícios
- Fechado — contrato assinado e pagamento confirmado
Visualizar esse pipeline em um quadro Kanban permite que qualquer membro da equipe saiba o status de cada negociação sem precisar perguntar.
4. Acompanhe a entrega de benefícios
Fechar o patrocínio é apenas o começo. A fase de entrega é onde você constrói (ou destrói) o relacionamento para os próximos eventos.
Crie uma checklist de benefícios para cada patrocinador e atualize o status regularmente:
- ✅ Logo no site do evento
- ✅ Menção nas redes sociais (publicado em 15/03)
- ⏳ Stand no evento (pendente — evento 20/04)
- ⏳ Relatório pós-evento (pendente)
Essa transparência interna garante que nada caia no esquecimento, especialmente em eventos com muitos patrocinadores simultâneos.
5. Entregue relatórios de resultado
O relatório pós-evento é frequentemente negligenciado, mas é uma das ferramentas mais poderosas para garantir a renovação do patrocínio no próximo ano.
Um bom relatório deve incluir:
- Número de participantes e perfil do público
- Alcance nas redes sociais (impressões, engajamento)
- Evidências visuais dos benefícios entregues (fotos, prints)
- Métricas de ROI sempre que possível
Patrocinadores que recebem um relatório bem feito têm muito mais chances de renovar e aumentar o valor do patrocínio.
Conclusão
Profissionalizar a gestão de patrocínios é um processo gradual, mas os resultados aparecem rapidamente. Com uma base de dados organizada, um pipeline claro, acompanhamento de benefícios e bons relatórios, você transforma o patrocínio em uma parceria estratégica duradoura.
O Eveon foi criado especificamente para simplificar cada um desses processos. Se você ainda gerencia patrocinadores em planilhas, experimente gratuitamente e veja a diferença.