Captar patrocínios sem um processo estruturado é como tentar vender com os olhos fechados. Você faz contatos, manda propostas, espera respostas — e no final não sabe exatamente onde cada negociação está ou por que algumas travaram.
Um pipeline de captação resolve isso. Neste artigo, você vai aprender como montar e usar um funil de vendas para patrocínios do zero ao fechamento.
O que é um pipeline de patrocínios?
É uma representação visual das suas negociações divididas por etapas. Cada empresa prospectada é um "card" que avança no funil conforme a negociação progride.
A ideia vem das metodologias de vendas B2B — e funciona perfeitamente para captação de patrocínios porque:
- Você tem clareza sobre o que precisa fazer a seguir em cada negociação
- É fácil priorizar com quem falar hoje
- Toda a equipe vê o mesmo panorama, sem precisar perguntar
As etapas do funil
1. Prospecção
Lista de empresas identificadas como potenciais patrocinadoras. Ainda não houve contato.
O que registrar: nome da empresa, setor, contato identificado, motivo do interesse.
Dica de prospecção: comece pelos patrocinadores de eventos similares ao seu. Se uma empresa apoia conferências de tecnologia, ela já tem budget e interesse no formato.
2. Contato inicial
Primeiro e-mail ou ligação feito. O objetivo não é vender — é abrir a conversa e qualificar o interesse.
Modelo de primeiro contato:
Olá [nome], tudo bem? Vi que a [empresa] esteve presente no [evento X] e acredito que o [seu evento] teria um perfil muito alinhado ao público de vocês. Posso te enviar o material de patrocínio para uma avaliação?
Simples, direto e sem pressão.
3. Material enviado
O kit de patrocínio foi enviado. A empresa está avaliando.
Ação: agendar um follow-up em 3-5 dias úteis se não houver resposta.
4. Em negociação
Houve resposta e há interesse. A empresa está avaliando valores, benefícios ou pedindo customização da cota.
Esta é a etapa mais crítica. Registre:
- O que foi discutido em cada conversa
- Objeções levantadas e como foram respondidas
- Cota de interesse e possíveis ajustes
5. Proposta enviada
Uma proposta formal (contrato ou carta de intenção) foi enviada para aprovação.
6. Fechado
Contrato assinado e pagamento confirmado (ou em processo).
7. Perdido
A negociação não avançou. Registre o motivo — isso é ouro para melhorar seu processo nas próximas edições.
Como usar o pipeline no dia a dia
Revisão semanal: toda segunda-feira, passe 30 minutos revisando o pipeline. Identifique o que está parado há mais de 7 dias e defina a próxima ação para cada card.
Nunca deixe sem próxima ação: todo card deve ter uma ação definida e uma data. "Aguardando resposta" não é uma ação — "Follow-up na quinta-feira" é.
Registre tudo: cada ligação, e-mail e reunião deve estar documentado no card. Quando você passar o bastão para outra pessoa da equipe, ela saberá exatamente onde parou.
Métricas para acompanhar
- Taxa de resposta: quantas empresas prospectadas respondem ao primeiro contato
- Taxa de conversão por etapa: onde as negociações estão travando
- Ciclo médio de fechamento: quantos dias do primeiro contato ao contrato assinado
- Ticket médio por cota: qual cota tem mais adesão
Com esses números, você melhora o processo a cada edição.
Conclusão
Um pipeline de patrocínios transforma uma atividade caótica em um processo previsível. Você sabe quantas empresas estão em cada etapa, o que precisa acontecer a seguir e qual é a probabilidade de bater a meta de captação.
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